Organizzare un evento di successo richiede pianificazione, attenzione ai dettagli e una buona dose di problem solving.
Editoriale
Organizzare un evento: pianificazione e comunicazione
Data
29 aprile 2024
Dalla gestione dei fornitori alla comunicazione, fino alla realizzazione dell’evento e alla gestione post-evento, ogni fase richiede un approccio metodico e una visione chiara degli obiettivi da raggiungere. Anche se la durata dell’evento è (generalmente) giornaliera, il lavoro dell’Event Manager inizia mesi prima, per pianificare e coordinare ogni fase e assicurarsi che tutto si svolga senza intoppi soddisfando le aspettative dei partecipanti.
Definire gli obiettivi: evento pubblico o aziendale?
Stabilire gli obiettivi da raggiungere è il primo passo da definire per iniziare a costruire un’organizzazione capace di centrare lo scopo dell’evento. Per farlo è necessario individuare il messaggio da veicolare e il target a cui è riferito, per agire in modo efficace e mirato.
Una volta definiti gli obiettivi iniziali, è determinante stabilire se l’evento sarà pubblico o aziendale, poiché ciascuno richiede approcci e strategie differenti. Gli eventi pubblici sono solitamente rivolti a un vasto pubblico e possono includere campagne, festival e celebrazioni di vario tipo. Esempi di eventi pubblici includono:
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Open day: giornate aperte al pubblico per visitare scuole, università, aziende o altre organizzazioni.
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Eventi istituzionali: cerimonie ufficiali, conferenze o incontri pubblici organizzati da enti governativi o istituzioni.
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Concerti: spettacoli musicali dal vivo che possono attirare migliaia di persone.
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Manifestazioni sportive: eventi come partite di calcio, maratone o tornei che coinvolgono appassionati di sport.
Il loro obiettivo è spesso intrattenere e coinvolgere le persone, perciò la pianificazione di questi eventi richiede un'attenzione particolare alla sicurezza, all'accessibilità e alla promozione attraverso i canali di comunicazione più efficaci. Gli eventi aziendali si rivolgono generalmente al team interno e ai partner e possono avere diversi obiettivi, dalla presentazione di una novità particolare ad aggiornamenti periodici, fino alle attività di team building. Esempi di eventi aziendali includono:
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Cerimonie: celebrazioni di anniversari aziendali, premiazioni o ritiri.
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Meeting aziendali: incontri periodici per aggiornamenti, strategie o formazione interna.
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Eventi di team building: attività progettate per migliorare la coesione e la collaborazione tra i membri del team.
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Eventi di moda: sfilate o presentazioni di nuove collezioni che possono coinvolgere sia invitati interni che esterni.
L’evento in questi casi può essere comunicato tramite newsletter aziendali, inviti personalizzati o piattaforme come Linkedin.
Una volta concordato l’obiettivo in tutte le sue declinazioni e il tipo di evento, è fondamentale chiedersi cosa piace alle persone, quali sono le loro aspettative e cosa potrebbe rendere questa esperienza unica e memorabile.
Scegliere la location e la data
La scelta della location e della data è cruciale per la buona riuscita dell'evento e dovrebbe essere guidata dagli obiettivi stabiliti e dalle esigenze delle persone invitate. Per gli eventi aziendali, una location allineata ai valori del brand e alla cultura aziendale può aggiungere un valore significativo al momento condiviso, mentre per gli eventi pubblici, è bene selezionare una location conosciuta e soprattutto riconoscibile. In questo caso è importante considerare fattori come la capacità della struttura, la disponibilità di parcheggi, l'accessibilità, e la vicinanza ai trasporti pubblici.
Per quanto riguarda la data, scegliere il momento giusto può massimizzare la partecipazione e l'engagement. Evitare periodi di alta concorrenza di eventi simili o festività importanti, a meno che l'evento non sia legato a queste ultime, può quindi risultare funzionale all’evento. Se si tratta di un evento aziendale, inoltre, tenere conto del calendario aziendale è importante per evitare sovrapposizioni con altri impegni già programmati.
Pianificare il programma e il budget
La programmazione dell’evento
L’evento deve essere strutturato per mantenere gli ospiti impegnati e coinvolti dall’inizio alla fine, alternando momenti di formazione e informazione con sessioni interattive, attività di networking e momenti di svago, ancora meglio se davanti un ricco buffet. Ogni momento, deve rientrare nei limiti di tempo prestabilito e seguire un flusso logico rimanendo coerente con quello precedente e il successivo. In questo modo si stimola il coinvolgimento dei partecipanti mantenendo il loro interesse attivo. Nonostante una pianificazione precisa, l’imprevisto può sempre verificarsi. Un buon Event Manager deve essere pronto a gestire situazioni inaspettate con calma e competenza, trovando soluzioni rapide ed efficaci per minimizzare l’impatto sull’evento. La capacità di adattarsi e di risolvere problemi sul momento è fondamentale per mantenere l'evento in linea con il programma e garantire un'esperienza positiva per tutti i partecipanti.
Il budget
Stabilire un budget chiaro e realistico è fondamentale per poter organizzare al meglio le spese: location, catering, tecnologia, sicurezza e comunicazione. Per garantire che ognuno di questi aspetti sia coperto senza superare il limite di spesa, mantenere una riserva di budget potrebbe essere una decisione strategica che consente di affrontare con flessibilità le necessità che potrebbero emergere all’ultimo minuto.
Sviluppare la strategia di comunicazione
Sviluppare una strategia di comunicazione capace di essere adattata alle varie piattaforme online e offline è fondamentale per promuovere un evento in modo efficace. Inoltre, l’identità del brand dovrebbe essere manifestata e racchiusa nella modalità di comunicazione, riflettendo il carattere unico dell’evento, ma rimanendo al tempo stesso coerente con i valori e le caratteristiche dell’azienda.
Le campagne di marketing multicanale, se pensate in modo originale e strategico, diventano essenziali per raggiungere un ampio spettro di potenziali partecipanti e promuovere la condivisione virale sui social network. Incorporando questi elementi in una strategia di comunicazione coesa, gli organizzatori di eventi possono informare il pubblico, entusiasmarlo e coinvolgerlo, incrementando la partecipazione e il successo dell'evento stesso.
Come diventare un organizzatore eventi
Diventare un organizzatore di eventi richiede una preparazione precisa che unisce management, creatività, marketing e capacità di comunicare in modo efficace con clienti, team e fornitori.
Molti professionisti del settore possiedono una laurea in discipline come marketing, comunicazione e management, ma oggi esistono anche corsi specifici in event management che offrono una formazione mirata e pratica. IED offre corsi specializzati che coprono vari aspetti dell'organizzazione di eventi, fornendo agli studenti le competenze necessarie per emergere in questo campo investendo in una formazione concreta e di qualità.
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